Automazione Documentale con AI: dimentica il data entry. I tuoi documenti si gestiscono da soli.
Sistemi AI per l'estrazione automatica, classificazione e protocollazione di dati da fatture, PEC, contratti e documenti aziendali particolarmente richiesti da studi professionali e aziende con alti volumi documentali che non possono permettersi di leggere tutto a mano.
Ogni documento arriva già lavorato
Sistemi AI per l'estrazione automatica, classificazione e protocollazione di dati da fatture, PEC, contratti e documenti aziendali, integrati con il tuo gestionale.
Documenti che si gestiscono da soli
Il sistema legge, classifica e protocolla ogni documento in arrivo indipendentemente dal formato, dal mittente o dall'ora. Tu intervieni solo sulle eccezioni.
Da pile di documenti da leggere a flusso automatico già protocollato
Senza automazione documentale
Ogni mattina: PEC da aprire, fatture da smistare, contratti da archiviare. Qualcuno deve leggere ogni documento, capire di cosa si tratta, estrarre i dati rilevanti, inserirli nel gestionale e archiviare nel posto giusto. Con volumi alti, il processo occupa ore e produce errori. Un documento finito nel posto sbagliato può costare.
Con Brain Company Axterisco
Il documento arriva. Il sistema lo legge, identifica tipo e mittente, estrae i campi strutturati (importi, date, codici, parti), lo classifica, lo protocolla e aggiorna il gestionale. In pochi secondi. Il team non tocca il documento a meno che non ci sia un'eccezione che richiede giudizio umano.
Funzionalità
Lettura e OCR intelligente
Estrazione di testo da PDF nativi, PDF scansionati, immagini e formati misti. I modelli AI riconoscono layout variabili non serve un template fisso per ogni mittente.
Classificazione automatica
Il sistema riconosce il tipo di documento (fattura, PEC, contratto, DDT, sollecito, verbale) e lo instrada nel flusso corretto senza intervento manuale.
Estrazione dati strutturati
Campi chiave estratti automaticamente: fornitore, importi, scadenze, codici fiscali, numeri di protocollo, parti contraenti. Output strutturato pronto per l'inserimento nel gestionale.
Protocollazione e archiviazione
Ogni documento riceve numero di protocollo, viene associato all'anagrafica corretta e archiviato nella cartella/categoria appropriata. Storico consultabile in tempo reale.
Brain Company: knowledge base aziendale
I documenti protocollati alimentano una base di conoscenza interrogabile: "mostrami tutti i contratti con il fornitore X" o "quante fatture scadono questa settimana" diventano query in linguaggio naturale.
Come lavoriamo
Analisi del flusso documentale
Identifichiamo volumi, tipologie di documenti, canali di arrivo (email, PEC, upload manuale, scanner) e sistemi gestionali coinvolti.
Training e configurazione
Addestriamo o configuriamo i modelli AI sulle tipologie documentali specifiche dell'azienda. Per formati non standard, facciamo un ciclo di validazione su campione reale.
Integrazione con i sistemi
Colleghiamo il sistema di document AI al gestionale, all'archivio documentale e ai canali di ricezione (casella PEC, email, FTP).
Test e validazione
Esecuzione in parallelo al processo manuale per validare accuratezza di classificazione ed estrazione. Soglia minima di accuratezza concordata prima del go-live.
Go-live e monitoraggio
Attivazione e dashboard di monitoring su volumi processati, tasso di automazione e documenti escalati a revisione manuale.
Benefici
Ore di lavoro recuperate ogni settimana
Il tempo che oggi il team dedica ad aprire, leggere e smistare documenti viene restituito ad attività a più alto valore.
Zero documenti smarriti o archiviati male
La classificazione automatica elimina gli errori di instradamento. Ogni documento finisce nel posto giusto, con il protocollo giusto.
Scalabilità immediata ai picchi
Che arrivino 50 o 5.000 documenti in una giornata, il sistema processa tutto allo stesso modo e allo stesso costo.
Storico sempre consultabile
Ogni documento estratto, ogni campo lavorato, ogni decisione del sistema è tracciato. L'audit trail è sempre disponibile.
Integrazione con i gestionali esistenti
I dati estratti alimentano direttamente il tuo software gestionale o ERP senza dover ri-inserire manualmente nulla.
Conformità documentale garantita
Protocollazione sistematica, versioning e archiviazione strutturata riducono il rischio di non conformità in caso di audit o verifiche fiscali.
Strumenti che utilizziamo
Domande frequenti
Funziona anche con documenti non strutturati, come email in testo libero?
Sì. I modelli LLM di nuova generazione estraggono informazioni anche da testo non strutturato: email, verbali, note. L'accuratezza dipende dalla qualità del testo sorgente.
Che succede se il sistema non riconosce un documento?
I documenti che non superano la soglia di confidenza vengono segnalati per revisione manuale. Non vengono mai protocollati in modo errato in automatico.
I dati estratti rimangono in Italia o in Europa?
Possiamo configurare la soluzione per operare interamente su infrastruttura EU o on-premise, a seconda dei requisiti di compliance (GDPR, settore sanitario, PA).
Funziona con il nostro software gestionale attuale?
Dipende dal gestionale. Se dispone di API o importazione strutturata (CSV, XML, REST), l'integrazione è fattibile. Lo valutiamo durante l'analisi iniziale.
Quanto tempo serve per addestrare il sistema sui nostri documenti?
Per tipologie documentali standard (fatture, DDT, contratti tipizzati) il sistema è operativo in 2–3 settimane. Per documenti molto variabili è necessario un ciclo di training aggiuntivo.
Possiamo gestire anche i documenti storici già archiviati?
Sì. Oltre al flusso corrente, possiamo processare l'archivio storico per indicizzarlo e renderlo consultabile tramite ricerca semantica.
